De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial e também ser assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

Após o recebimento da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta, através da Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido pela Secretaria de Fazenda para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação.

Para acobertar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, e única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados.

Nas questões abaixo, foram relacionadas as principais dúvidas das principais etapas do processo de emissão de uma NF-e.